〜本記事での主要トピック〜
- テンプレート管理画面ではどんなことができる？
- 新しいテンプレートはどうやって作成するの？
- テンプレートを編集・削除する方法は？
１. テンプレート編集の使い分け
テンプレートの編集方法には大きく分けて2通りの方法があります。
1. BOXJOB上でテンプレートを編集する
- テンプレートの微調整やちょっとした修正に最適
- 直感的な操作で簡単に変更可能
2. Excelテンプレートを作成後、BOXJOB上にアップロードする
- テンプレートの大改修や0から新規作成する場合におすすめ
- より複雑な設定や大量のデータを扱う場合に便利
テンプレートの内容を編集した場合、、このテンプレートを使用している全てのプロジェクトに反映される点に注意が必要です。
２. テンプレート管理とは
テンプレート管理は、プロジェクトの基盤となる大元のテンプレートの内容（課題、期日、課題タグなど）を編集できる機能です。背景色がオレンジ色の画面が「テンプレート管理画面」となります。
テンプレート管理画面では以下のことが可能です：
- テンプレート名やカテゴリ別に検索をかける
- テンプレートの新規作成や編集を行う
- 特定のテンプレート管理画面を開く
３. テンプレートの新規作成手順
新しいテンプレートを作成する手順は以下の通りです：
- 左のメニューから「テンプレート管理」をクリック
- 右上にある「新規作成」ボタンをクリック
- テンプレート登録に必要な情報を入力（テンプレート概要、カテゴリタグなど）
- 最後に「新規作成」ボタンを押して完了
４. テンプレート概要の編集・削除
- 左のメニューから「テンプレート管理」をクリック
- 対象テンプレートの「編集」ボタンをクリック
- 編集する場合は、内容を修正して「更新」ボタンをクリック
- 削除する場合は、「削除」ボタンをクリック
注意点：進行中および保留のプロジェクトで使用されているテンプレートは削除できません。テンプレートを削除する場合は、そのテンプレートを使用しているプロジェクトのステータスが全て「完了」か「他決」である必要があります。
まとめ 〜テンプレート活用のメリット〜
適切にテンプレートを管理・活用することで、以下のようなメリットが得られます：
- 毎回タスクを設定する時間の短縮
- 業務フローが整備される
- サービス品質が標準化され、ミスが防止される
テンプレート管理機能を使いこなすことで、プロジェクト全体の効率化と品質向上につながります。定期的なテンプレートの見直しと更新を行い、常に最適な状態を保つことをおすすめします。
以下の記事では、Excelテンプレートのアップロード・ダウンロード方法を解説しています。