〜本記事で解消できる疑問点〜
- 超過がプロジェクト全体に与える影響は？
- 超過状態になった場合、どのような対応が必要か？
- ボックス承認者の責任範囲はどこまでか？
１. 超過とは？
「超過」とは、ボックス承認者がボックスを承認できていない状態のことを指します。具体的には、承認期限を過ぎているにもかかわらず、ボックスの承認が完了していない状況です。
超過状態は、たとえタスク担当者やチェッカーの課題が一部漏れていて承認期限を過ぎてしまった場合でも、その責任は期限を適切に管理できなかった【ボックス承認者】にあります。
超過が発生する主な原因：
- チェックシートの未完了
- ボックス承認者による確認の遅れ
- タスク担当者の作業遅延
- チェッカーによるチェック作業の遅れ
特に重要な点として、チェックシートがすべて完了していないと、ボックス承認はできないという制約があります。
２. プロジェクトに与える影響
超過状態は、プロジェクト全体に連鎖的な影響を及ぼします。
- 次工程の遅延:
前のボックスが期限までに承認されないと、次のボックスに進めないため、後続の作業が開始できません。 - スケジュール変更: 次のボックスの担当者やチェッカーが予定していたスケジュールがズレることになります。
- 作業日数の圧縮: 基準日ボックスの期日は変更されないため、作業日数が足りなくなり、再調整が必要になる可能性があります。
- プロジェクト全体の遅延: 一連の遅れが積み重なり、プロジェクト全体の工程が遅れる結果となります。
３. 超過への対応策
超過が発生した場合、まずは状況確認が重要です。なぜ承認が遅れているのかを確認し、問題点を特定しましょう。
次に、タスクを完了とさせるのか、デビエーションにするのかを判断します。プロジェクト全体への影響を最小限にするため、迅速な判断が必要です。
効果的にプロジェクト管理を行い、超過を防ぐためには以下のポイントが重要です。
- ボックス承認者は「超過」「承認待ち」の数が0になるように都度確認する
- チェックシートの進捗状況を定期的に確認する
- タスク担当者やチェッカーとのコミュニケーションを密に取る
- 潜在的な遅延リスクを早期に特定し、対策を講じる
【ボックス承認者】は自身の責任を理解し、超過状態が発生しないよう細心の注意を払うことが求められます。また、万が一超過状態になった場合も、迅速かつ適切な判断と対応が必要です。
プロジェクトの成功は、各工程の適切な管理と承認プロセスの効率化にかかっています。超過の概念を正しく理解し、実践することで、よりスムーズなプロジェクト運営を目指しましょう。